第四讲 状况评估（下）
（四）准备采取行动
要解决难题，就要最终把决策变成一个具体的、有效的计划，并按照这个计划采取行动。计划的内容应当包含到底需要做什么，什么时候做，谁来做。
计划行动的程序非常重要，其中包括：
Æ 第一步是千万不要行动，只能去收集信息；
Æ 第二步是分析这些信息；
Æ 第三步是进行创造性的思考，去面对和解决问题；
Æ 第四步是进行承诺，这非常重要，然而很多中国企业在这方面做得并不好，在模糊文化的影响下，员工总是喜欢进行模糊承诺；
Æ 第五步是批准计划，这样才能够加以执行；
Æ 第六步是执行计划，并对执行人进行相关培训；
Æ 最后，要事先设定合理的奖惩激励机制，事后设定会使奖惩激励机制失去权威性。
1.状况评估
状况评估针对的不是单一问题，而是澄清和评估所面临的难题群。这就要求：
Æ 查明并且澄清难题；
Æ 确定轻重缓急程度；
Æ 计划下个行动步骤；
Æ 计划采取具体行动。
在查明问题的紧急程度时，要运用问题分析、决策分析和潜在问题分析方法，它能够帮助我们以正确的方法收集分析和评估这些信息。
状况评估的用途就在于以正确的方法收集、分析和评估这些信息，为制定工作计划提供依据，帮助确定公司内部跨部门的工作目标等。中国绝大部分的企业是任务型，而不是目标型的，企业内部各部门有不同的工作任务，而企业总的工作任务是什么大家不知道，也不去关心。通过这种跨部门的状况评估，可以把大家的目标统一起来，还能够有效地分析复杂和重要的事件，帮助确立项目发展的方向，澄清各种复杂的状况。
2.为成功决策做出计划
成功的决策必须先有计划。制定分析和解决紧急问题的计划时，主要有三种方法：
Æ 要找到问题偏差的原因，就进行问题分析；
Æ 要选择行动的方案，就进行决策分析；
Æ 要保护行动计划不受干扰，就进行潜在问题分析。
三种分析方法的作用完全不同。如果更深入更广泛地进行思考，成功与下列问题密切相关：我到底应该花多少时间和精力去进行分析；应该怎样让别人参与进来，现在很多企业里，各级员工根本就没有参与公司的问题分析和决策。
3.成功的条件
成功不是靠运气，而是靠科学的方法。要确保计划的成功，关键在于能不能找到合理的方案，并且确保及时执行。而这又取决于分析的质量，参与这项工作的人的承诺，以及时间的安排。
所以成功包含三个互相独立的因素：
Æ 在高质量的分析中找到最佳的方案；
Æ 需要有执行者和批准者的承诺，否则无法进行绩效管理，也不可能进行绩效考核，公司的薪酬激励机制也就无从谈起；
Æ 安排实施计划所需要的足够时间
这三个因素，每一个都独立存在，有不同的含义，但又互相关联。
Æ 高质量的分析
高质量的分析特别重要。有些事情特别重要或特别严重，或者说有很大发展性的可能时，就需要进行高质量的分析；如果不能确定替代方案可以起作用时，也需要进行高质量的分析；制定不能轻易改变的方案时（例如技术上、经济上重要的方案，以及基于长期的计划），也必须做高质量的分析。
【案例】
广东油荒的真正原因
最近广东以及其他一些地区在闹油荒，低质量分析的结论可能就是，油荒是因为没有油，国家赶快把油供上就行了，但这并不能解决问题。高质量的分析则要考虑油荒的原因是什么，首先是国际原油价格上涨很快，我国受到了影响；其次是国内行业的垄断，同行业没有竞争；再次是垄断企业将批发价和出厂价的价格倒挂，使供油站卖油就亏本。只有进行高质量的分析，才有可能真正解决问题。
Æ 承诺
承诺在以下情况下显得特别重要：
① 在要求执行者做出额外的努力、承担额外的风险时；
② 在需要执行者充分发挥创造性才能完成任务时；
③ 在需要决策者批准建议时。
所以一个明智的决策，在于执行者面临难题的时候必须做出承诺，同时执行者还要参与决策的制定，而这些，恰恰是很多中国企业缺乏的东西。
Æ 时间因素
如何有效安排时间在企业管理中非常重要。最后期限的确定必须依据企业投资及成本的实际承受能力。即使是很好的项目计划，如果没有准确地考虑时间因素，那么随着时间推移而产生的成本就可能让这个计划失败。因此，在采取行动的时候一定要充分考虑时间因素。错把时间作为紧急性的因素，因为时间压力而牺牲质量，采取临时行动以节约时间，这些都是常犯的错误。
时间既是压力，也是投资的源泉，投资时间就是要对时间因素进行分析。花费时间分析普通问题并不值得，但重要问题必须进行认真分析，不花费时间分析重要问题会十分危险。时间是决定成功和解决问题的重要因素，花时间寻找高质量方案，是对时间最明智的投资，而测试最后期限则可以避免短视时间压力。
在计划的具体执行过程中，管理者往往需要平衡时间与质量。如果失去平衡，时间和质量都会出问题。这时管理者应该弄清楚：是否已经有足够的分析质量；是否是在允许时间内做出的承诺。成功取决于高质量的分析和承诺，这些是对管理者的最基本要求。
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